なのですが

まだ、紙書類に判子を押して

提出する仕事は沢山あります。

私や管理職が

チェックする書類は大きく分かると

①見積書

②報告書

③契約書　の3つです。

私が高千穂とか礼文島とか

出張中ですとPDFデータを

iPadで確認してから

ハンコを押す、押さないを指示して

どこにいても

書類をチェックしていますが

それとは別に

判子を押した書類(特に報告書)を

どうするのか？

うちの会社では、

この指示が今まで曖昧でした。

判子を押した書類を

郵送するのか？

メールで送るのか？

直接手渡しするのか？

毎月、同じお客様に

同じ内容の報告書を送っているなら

毎度のことで分かるのですが

初めてのお客様ですと

判子を押した書類が

2、3日事務所に置いたままだったり

ということが多々ありました。

うちの担当の社員さんからすると

【上司への提出イコール

もうお客様に提出した】

という状態に

なってしまってるのです。

なので

判子を押したら

その書類をどうする予定なのか？

●郵送してほしいのか？

●手渡しするので

所定の場所に置いておいて

ほしいのか？

●メールで送ってほしいのか？

(この場合は最初からPDFで見ますが)

たまっている書類を見て

社員さんにそのことを聞くと

「あとで郵送するつもりでした！」

「あとでメールするつもりでした！」

「あとで持っていくつもりでした！」

とお返事がきますが

誰にでもできる作業を

自分で抱えていてはダメです。

自分だけで抱えてないで

時間がある人に

パスしなければダメです。

ってことで

事務員さんに

「指示をする」ルールを作りました。